Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

2. Données personnelles collectées

2.1 - Données des Clients (Restaurateurs)

Lors de la souscription au service Vialogic, nous collectons :

• Nom et prénom du responsable
• Nom de l'établissement
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone professionnel
• Adresse de l'établissement
• Numéro SIRET (si applicable)
• Informations de paiement (traitées par notre prestataire de paiement sécurisé)

2.2 - Données des Clients finaux (Utilisateurs WhatsApp)

Dans le cadre de la gestion des réservations, l'assistant IA collecte et traite :

• Nom et prénom des personnes effectuant une réservation
• Numéro de téléphone WhatsApp
• Contenu des messages échangés avec l'assistant (texte et voix)
• Enregistrements vocaux temporaires (uniquement pour la transcription via OpenAI Whisper, supprimés après traitement)
• Historique des réservations (date, heure, nombre de personnes, préférences éventuelles)

3. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour les finalités suivantes :

• Gestion des réservations : Enregistrement, confirmation et suivi des réservations clients
• Synchronisation avec Google Agenda : Mise à jour automatique du calendrier du restaurant
• Transcription vocale : Conversion des messages vocaux WhatsApp en texte via OpenAI Whisper
• Constitution d'une base de données clients : Historique des réservations pour améliorer l'expérience client
• Support technique : Résolution des incidents et amélioration du service
• Facturation : Émission des factures et gestion comptable
• Conformité légale : Respect des obligations fiscales et réglementaires

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires ou commerciales sans consentement préalable explicite.

4. Base légale du traitement

Les traitements de données reposent sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat : Fourniture du service souscrit (Art. 6.1.b RGPD)
• Obligation légale : Respect des obligations comptables et fiscales (Art. 6.1.c RGPD)
• Intérêt légitime : Amélioration du service et prévention de la fraude (Art. 6.1.f RGPD)
• Consentement : Pour toute utilisation optionnelle (Art. 6.1.a RGPD)

5. Sous-traitants et transferts de données

5.1 - Sous-traitants principaux

5.2 - Transferts hors Union Européenne

Certaines données peuvent être transférées vers les États-Unis (OpenAI) dans le cadre de l'utilisation de l'API Whisper. Ces transferts sont encadrés par :

• Les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne
• Les engagements contractuels d'OpenAI en matière de protection des données
• La suppression automatique des enregistrements vocaux après traitement

Aucune donnée n'est vendue ou partagée à des tiers à des fins commerciales.

6. Durée de conservation des données

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

7. Sécurité des données

Vialogic met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données :

• Chiffrement : Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS, TLS)
• Contrôle d'accès : Accès restreint aux données selon le principe du moindre privilège
• Authentification : Mots de passe robustes et authentification à deux facteurs (2FA)
• Sauvegardes : Sauvegardes quotidiennes chiffrées
• Surveillance : Monitoring 24/7 et détection des incidents de sécurité
• Mise à jour : Correctifs de sécurité appliqués régulièrement

En cas de violation de données personnelles (data breach) susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Vialogic s'engage à notifier la CNIL dans les 72 heures et à informer les personnes impactées si nécessaire.

8. Droits des personnes concernées

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l'un de ces droits, envoyez un email à jules.vialas@gmail.com ou contactez-nous au 07 81 57 35 31 en précisant :

• Votre nom, prénom et coordonnées
• Le droit que vous souhaitez exercer
• Une copie de votre pièce d'identité (pour vérifier votre identité)

Délai de réponse : Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois maximum à compter de la réception de votre demande.

Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

9. Cookies et technologies similaires

Le site vialogic.fr utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du site (authentification, sécurité, préférences utilisateur).

Aucun cookie publicitaire ou de tracking comportemental n'est utilisé.Si nous devions implémenter de tels cookies à l'avenir, votre consentement préalable serait requis.

10. Modifications de la Politique de Confidentialité

Vialogic se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée aux utilisateurs par email avec un préavis raisonnable. La version en vigueur est toujours accessible sur cette page avec la date de dernière mise à jour.

11. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :